Active Sourcing heißt, passende Menschen selbst anzusprechen, statt auf Bewerbungen zu warten. Der Unterschied zur Stellenanzeige liegt in der Richtung, und daraus folgt alles Weitere: Wer sich bewirbt, hat sich für einen Wechsel entschieden. Wer angesprochen wird, hat das nicht, und deshalb ist die erste Nachricht keine Stellenbeschreibung, sondern ein Gesprächsangebot.

Das klingt nach einer Feinheit und ist der häufigste Grund, warum Ansprachen ohne Antwort bleiben. Der zweite Grund ist, dass die meisten mit der aufwendigsten Quelle anfangen, obwohl die einfachste bereits in ihrem eigenen System liegt.

Der Anfang, den fast alle überspringen

Bei jeder Stellenbesetzung entsteht eine Gruppe von Menschen, die genau das getan haben, worum es beim Sourcing geht: Sie haben sich für Ihr Unternehmen interessiert. Bei zwanzig Bewerbungen bekommt eine Person die Zusage, und die neunzehn anderen waren nicht alle ungeeignet. Ein Teil davon war gut und hatte nur das Pech, dass jemand noch besser passte oder dass es nur eine Stelle gab.

Diese Personen sind der günstigste Weg zur nächsten Besetzung. Sie kennen das Unternehmen bereits, sie waren einmal bereit zu wechseln, und die Ansprache ist keine Kaltakquise, sondern die Fortsetzung eines Gesprächs. In der Praxis werden sie trotzdem selten genutzt, weil die Unterlagen nach dem Verfahren gelöscht werden müssen und niemand mehr weiß, wer damals gut war.

Genau dafür gibt es den Talentpool. Er ist kein Speicher, in den alles wandert, sondern eine ausdrückliche Einwilligung: Der Bewerber kreuzt im Formular an, dass seine Unterlagen länger aufbewahrt werden dürfen, und kann das jederzeit mit einem Klick zurücknehmen. Ohne diese Einwilligung gilt die kurze Frist, üblicherweise sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

Der Aufwand dafür beträgt ein Häkchen im Bewerbungsformular. Der Ertrag ist ein Pool von Menschen, die Sie in einem Jahr anschreiben dürfen, ohne dass es eine Kaltansprache wäre. Wer Sourcing betreiben will, fängt hier an und nicht bei einem Werkzeug für 400 Euro im Monat.

Die Methoden, nach Aufwand sortiert

Nach dem eigenen Pool kommen die Empfehlungen aus der Belegschaft. Sie sind streng genommen kein Sourcing, wirken aber wie eines und sind billiger als jede andere Methode. Der Trick besteht darin, nicht allgemein nach Empfehlungen zu fragen, sondern konkret: Wer eine bestimmte Rolle nennt und dazusagt, was die Person mitbringen sollte, bekommt Namen. Wer „wir suchen immer gute Leute“ schreibt, bekommt nichts.

Es folgen die beruflichen Netzwerke, also LinkedIn und XING. Sie sind die bekannteste Methode und die mit dem schlechtesten Ruf, weil dort viele gleichlautende Nachrichten unterwegs sind. Wer hier arbeitet, braucht zwei Dinge: eine Suche, die enger ist als die Stellenbeschreibung, und eine Nachricht, die erkennbar an diese eine Person geht. Werkzeuge für die Suche kosten Geld, und zwar deutlich mehr als die meisten erwarten.

Am anderen Ende stehen Fachcommunities und Veranstaltungen, also Foren, Meetups, Hochschulen und Verbände. Der Aufwand je Kontakt ist hier am höchsten, die Qualität der Gespräche dafür ebenfalls, und die Wirkung ist langsam: Wer im Oktober jemanden braucht, fängt damit nicht im September an. Wenn die eigene Zeit dafür fehlt, bleibt die externe Personalberatung, die dasselbe gegen Provision tut, üblicherweise 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts.

Wo die rechtliche Grenze verläuft

Beim Ansprechen von Menschen, die in einem anderen Unternehmen arbeiten, gibt es eine Grenze, die in Ratgebern fast nie vorkommt, obwohl sie höchstrichterlich geklärt ist. Der Bundesgerichtshof hat 2004 entschieden, wie weit ein Anruf am Arbeitsplatz gehen darf (Urteil vom 04.03.2004, Aktenzeichen I ZR 221/01).

Zulässig ist danach ein erstes, kurzes Telefonat, in dem nach dem Interesse an einer anderen Stelle gefragt und die Stelle knapp beschrieben wird. Wettbewerbswidrig wird es an zwei Stellen: wenn der Anrufer im ersten Gespräch bereits Daten aus dem Lebenslauf und den bisherigen Tätigkeiten vorhält, und wenn er weitermacht, obwohl der Angerufene erkennbar kein Interesse hat. Beides stört den Betriebsablauf des anderen Arbeitgebers mehr als nötig, und genau darum geht es.

Praktisch heißt das: kurz halten, ein Nein sofort akzeptieren und alles Weitere über einen privaten Kanal verabreden. Wer ohnehin schriftlich über ein Netzwerk anspricht, ist von dieser Frage kaum betroffen, denn eine Nachricht unterbricht niemanden bei der Arbeit.

Die zweite Grenze ist der Datenschutz. Beruflich veröffentlichte Profildaten dürfen für eine Ansprache genutzt werden, das lässt sich auf ein berechtigtes Interesse stützen. Sobald Sie diese Daten aber speichern, eine eigene Kandidatenliste anlegen und Notizen führen, wird daraus eine Verarbeitung mit Informationspflicht: Die Person muss erfahren, dass und wozu Sie ihre Daten gespeichert haben. Was das im Bewerbungsverfahren bedeutet, steht im Ratgeber zur DSGVO im Recruiting.

Der Pool, den Sie schon haben

In BewerberSuite kreuzt der Bewerber im Formular selbst an, ob seine Unterlagen länger aufbewahrt werden dürfen. Einwilligung mit Zeitpunkt dokumentiert, Widerruf per Klick, Löschfrist automatisch. Kostenlos, ohne Stellen- oder Nutzerlimit.

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Was die erste Nachricht leisten muss

Eine Ansprache hat genau eine Aufgabe: eine Antwort zu bekommen. Nicht zu überzeugen, nicht zu verkaufen, nicht die Stelle vollständig zu beschreiben. Wer das verinnerlicht, kürzt seine Nachricht auf ein Drittel und bekommt mehr Rückmeldungen.

Drei Dinge gehören hinein. Erstens ein Satz, der beweist, dass Sie das Profil gelesen haben, und zwar ein inhaltlicher, kein Kompliment. Zweitens der konkrete Anlass: welche Rolle, in welchem Unternehmen, an welchem Ort, und wenn es geht mit einer Zahl zum Gehalt. Drittens eine kleine Frage statt einer großen Bitte. „Hätten Sie nächste Woche zwanzig Minuten Zeit?“ ist beantwortbar, „Sind Sie an einem Wechsel interessiert?“ verlangt eine Lebensentscheidung vor dem ersten Gespräch.

Was Sie weglassen sollten: Formulierungen, die nach Serienbrief klingen, Superlative über die eigene Firma, und die Bitte, den Lebenslauf zu schicken. Der Lebenslauf kommt später von selbst, wenn das Gespräch gut war. Wer ihn zuerst verlangt, dreht das Verhältnis um: Dann bewirbt sich plötzlich die angesprochene Person, obwohl Sie angefangen haben.

Wann es sich nicht lohnt

Active Sourcing wird oft als der modernere Weg beschrieben, und das ist irreführend. Es ist der aufwendigere Weg, und er lohnt sich genau dann, wenn Reichweite das Problem nicht löst: bei engen Spezialistenprofilen, bei Führungspositionen und in Märkten, in denen die passenden Personen nicht suchen.

Bei einer kaufmännischen Stelle, einer Ausbildungsstelle oder einer Position im Handwerk, auf die sich Menschen von selbst bewerben, ist Sourcing der teuerste Weg zum gleichen Ergebnis. Dort ist die richtige Frage nicht „wen sprechen wir an“, sondern „warum kommen zu wenige von selbst“. Die Antwort liegt meistens in der Anzeige oder im Bewerbungsformular, und beides ist schneller behoben als eine Sourcing-Routine aufgebaut. Welche Wege es sonst gibt, steht im Ratgeber Mitarbeiter finden.

Und ein Punkt, den Werkzeuganbieter ungern nennen: Sourcing bindet dauerhaft Zeit einer Person, die sich auskennt. Es ist keine Maßnahme, die man einmal durchführt, sondern eine Gewohnheit. Wer diese Zeit nicht hat, baut besser den eigenen Pool auf und pflegt ihn nebenbei, statt eine Methode halb zu betreiben.

Wenn keine Antwort kommt

Die meisten Ansprachen bleiben unbeantwortet, und das ist der Normalfall, nicht ein Zeichen für einen Fehler. Wer angeschrieben wird, ist beschäftigt, hat gerade keinen Wechselgedanken oder liest die Nachricht in der Bahn und vergisst sie. Aus dieser Nichtantwort lässt sich fast nichts ableiten.

Einmal nachfassen ist angemessen, zweimal nicht. Ein kurzer Hinweis nach etwa einer Woche genügt, und er sollte nicht die erste Nachricht wiederholen, sondern etwas Neues bringen: eine Angabe zum Gehalt, ein Detail zum Team, den Hinweis, dass die Stelle auch in Teilzeit geht. Wer denselben Text ein zweites Mal schickt, macht aus einem Angebot eine Belästigung. Danach ist Schluss, und das gehört notiert, damit die Person nicht in sechs Monaten von einer Kollegin erneut angeschrieben wird.

Ein Nein ist übrigens ein gutes Ergebnis. Es kostet Sie nichts, es beendet einen offenen Vorgang, und es lohnt sich, freundlich darauf zu reagieren und zu fragen, ob jemand anderes infrage käme. Der häufigste Fehler nach einer Absage ist, überhaupt nicht mehr zu antworten: Wer sich die Mühe gemacht hat abzusagen, erinnert sich an den Ton der letzten Nachricht, und in zwei Jahren sieht die Lage vielleicht anders aus.

Häufige Fragen

Was ist Active Sourcing?
Active Sourcing bedeutet, passende Personen selbst anzusprechen, statt auf Bewerbungen zu warten. Der Unterschied zur Stellenanzeige liegt in der Richtung: Wer sich bewirbt, hat sich für einen Wechsel entschieden, wer angesprochen wird, nicht. Deshalb ist die erste Nachricht keine Stellenbeschreibung, sondern ein Gesprächsangebot.
Ist es erlaubt, Kandidaten am Arbeitsplatz anzurufen?
In engen Grenzen ja. Der Bundesgerichtshof hat 2004 entschieden, dass ein erster Anruf am Arbeitsplatz zulässig ist, wenn er nur der Kontaktaufnahme dient, das Interesse abfragt und die Stelle kurz beschreibt (Urteil vom 04.03.2004, I ZR 221/01). Wettbewerbswidrig wird es, wenn der Anrufer im ersten Gespräch Details aus dem Lebenslauf vorhält oder weitermacht, obwohl der Angerufene kein Interesse hat.
Welche Methoden gehören zum Active Sourcing?
Der eigene Kandidatenpool, Empfehlungen aus der Belegschaft, die Suche in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und XING, Fachcommunities und Veranstaltungen sowie die Ansprache über Personalberatungen. Nach Aufwand je Kontakt steht der eigene Pool ganz vorn, weil dort bereits Interesse am Unternehmen bestand, und die externe Beratung ganz hinten.
Wann lohnt sich Active Sourcing nicht?
Bei Stellen, auf die sich Menschen von selbst bewerben. Wer eine kaufmännische oder handwerkliche Stelle besetzt und ausreichend Bewerbungen bekommt, kauft mit Sourcing teure Arbeitszeit für ein Ergebnis, das eine gute Anzeige günstiger liefert. Sourcing lohnt sich dort, wo die passenden Personen nicht suchen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 04.03.2004 ist unter dem Aktenzeichen I ZR 221/01 veröffentlicht; ob eine konkrete Ansprache zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab. Stand der Angaben: August 2026.